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Eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements ist die Projektplanung. Nach der Projektdefinition ist die Projektplanung die Zweite von den vier Hauptphasen eines Projektes.
Die Projektplanung dient somit zu einer exakten Vorausplanung.
Hierfür sind eine Ablaufplanung, die Planung des Ressourcenaufwands und eine systematische Informationsgewinnung besonders wichtig. Einzelnen Aspekten, wie beispielsweise Kosten oder Terminen, wird dadurch eine dringend notwendige Transparenz verliehe
Die Projektplanung begleitet die gesamte Projektdurchführung, um mit einer sofortige Um- und Neuplanung auf Planabweichungen, die nicht mehr kompensiert werden können, zu reagieren.
Im Idealfall wird ein Projekt über einen Projektauftrag formuliert.
Aus dieser Auftragsformulierung kann man bereits bedeutende Informationen für die Projektplanung herleiten:

Was ist das genaue Ziel?

Wie lange ist die Gesamtdauer des Projekts?
Wie hoch ist das Budget?
Wer ist der Projektleiter? Die Projektplanung kann in drei Bestandteile untergliedert werden:
Die Projektstrukturplanung
Der Projektstrukturplan legt zu Beginn eines jeden Projektes die Teilprojekte, die Arbeitspakete und Vorgänge inklusive der Leistungsbeschreibungen fest. Die Projektstrukturplanung kann inhaltlich erzeugnis(objekt)orientiert, funktionsorientiert oder gemischt-orientiert sein. Weiterhin ist eine unterschiedlich tiefe Gliederung an verschiedenen Stellen notwendig. Unterschiedliche Kriterien wie Komplexität, organisatorische Einbettung oder Überschaubarkeit des Ablaufs können hierbei ins Gewicht fallen.
Der Projektablaufplan legt die logische Reihenfolge der Bearbeitung fest.
Hierbei ist es wichtig, dass ein technisch und wirtschaftlich geeigneter Projektablauf festgelegt wird.
Spezielle beachtet wird, ob einzelne Aufgaben parallel bearbeitet werden können oder ob eine sequenzielle Bearbeitung stattfinden muss.
Weiterhin wird der Zeitbedarf pro Aufgabe festgelegt und entsprechend die Ressourcen zugeteilt.
Der Projektterminplan legt, unter Benennung der Verantwortlichen und Beteiligten, die Anfangs- und Endtermine einzelner Arbeitspakete und Teilprojekte fest.
Terminlisten, Netzpläne oder Balkendiagramme werden hierfür als Hilfsmittel eingesetzt.
Grundsätzlich orientiert sich die Projektplanung also an folgenden Kernfragen:
Das Projekt wird in kontrollierbare, übersichtliche, abschätzbare, operationalisierte und delegierbare Teile untergliedert.

Wann müssen Aufgaben erledigt werden?

Ein detaillierter Zeitplan wird festgelegt.
Die Kosten werden eruiert und festgelegt.
Wer erledigt die einzelnen Aufgaben?
Den einzelnen Aufgabenteilen werden Ressourcen zugeordnet.
Wo liegen die Projektrisiken?
Mögliche Risiken werden in Erfahrung gebracht, analysiert, gewichtet und ein Konzept zur Risikobehandlung entworfen.<